Os eventos do ciclo da Copa

Período envolve muitos outros eventos, que começam a acontecer anos antes do principal

abril 29, 2022
Thiago De Rose

Sócio da Engage Sports Ventures e Gerente de Ingressos na FIFA World Cup Qatar 2022

O trabalho para organizar e entregar uma Copa do Mundo começa muitos anos antes. A estrutura, tanto física quanto de pessoal, cresce a cada ano que passa à medida que mais profissionais vão somando aos diversos players envolvidos no torneio.

Para que essa roda gire, é fundamental otimizar os custos e aproveitar ao máximo o tempo e os recursos humanos disponíveis. O chamado “ciclo da Copa” envolve muitos outros eventos, que começam a acontecer anos antes do evento principal. Eles servem também como testes para diferentes áreas e até para que as pessoas se acostumem a trabalhar em equipes multifuncionais, conheçam seus pares e aprendam a lidar com diferentes nuances de culturas e nacionalidades.

No caso do Qatar, mais de 8 grandes eventos foram executados pelas instituições envolvidas na organização da Copa do Mundo (Supreme Committee for Delivery and Legacy, Q22 e FIFA) nos últimos anos, e alguns outros ainda estão por vir. Podemos dividir estes eventos em dois grupos:

1 – Eventos internacionais: liderados pela FIFA e que são considerados testes oficiais para a Copa do Mundo, onde toda a operação é realizada seguindo padrões e melhores práticas estabelecidos pela FIFA.

2 – Eventos locais: eventos liderados pelo País-Sede, onde parte da estrutura organizacional é composta por colaboradores do SC e do Q22, porém sem envolvimento formal da FIFA.

Cada evento desses é tratado como uma “mini Copa do Mundo”. É estabelecida uma estrutura organizacional específica e os colaboradores das diferentes entidades recebem suas atribuições, muitas vezes integrando equipes multifuncionais onde, além de sua área de especialidade, deverá atuar em outras funções e sentir o gostinho daquela correria típica de evento, tirando a poeira do escritório.

Ao mesmo tempo que estes eventos são super valiosos para testar projetos, estruturas físicas, integração entre equipes e trazer mais experiência aos profissionais, por outro lado demandam um tempo valioso das pessoas. O gerenciamento do tempo e das prioridades é fundamental para que as tarefas relacionadas ao projeto principal (a Copa do Mundo) não fiquem para trás enquanto o profissional se dedica ao evento específico. Tanto o Supreme Committee, quanto o Q22 possuem uma robusta estrutura de PLI (Planning and Integration) que apoia as diferentes áreas para garantir o cumprimento das principais metas e levantar potenciais riscos. É um trabalho de gerenciamento de projetos minucioso e necessário.

A lista dos eventos realizados nos últimos 3 anos é bem extensa e não se limita somente a jogos de futebol. O Sorteio da Copa (chamado de Final Draw) é um ótimo exemplo pois agrega também o Congresso da FIFA e diversas atividades paralelas com parceiros comerciais e delegações das diferentes confederações. O Sorteio também foi uma maneira de testar as operações de hotelaria e transporte para diferentes grupos.

Mais cedo esse ano, foi realizado o “Commercial Affiliate Workshop”. Esse é outro evento que não tem nada de futebol e mobiliza diversas áreas do SC, do Q22 e da FIFA. Neste evento, todos os patrocinadores da Copa do Mundo se reúnem em Doha para uma série de reuniões, apresentações, visitas em estádios, Fan Fest e eventos de relacionamento para avançarem nos seus planos de ativação do patrocínio. Este evento também mobiliza a área de hotelaria e transporte pois são muitos visitantes que vem de fora do país. Além disso, todas as áreas que se relacionam diretamente com os patrocinadores, como Comercial, Marketing, Eventos, Hospitalidade, Ticketing, entre outras, preparam apresentações, reuniões e visitas.

O outro grande evento que faz parte do ciclo da Copa, porém acontece junto com ela, é a já tradicional e aguardada FIFA Fan Fest. Desde a Copa da Alemanha, em 2006, a Fan Fest é o grande ponto de encontro para os turistas e torcedores que não tem ingressos para ir aos estádios. São projetos grandiosos, similares a festivais de música, e que contam com um time dedicado exclusivamente a sua realização.

Logicamente, os eventos que mobilizam mais áreas, além do público, são os diversos jogos e torneios que antecedem a Copa. Aqui no Qatar, a QFA (Qatar Football Association) aproveitou a estrutura montada para a Copa e realizou quatro finais da Amir Cup (2019, 2020, 2021 e 2022), o equivalente à final da Copa do Brasil. As edições de 2019, 2020 e 2021 serviram para inaugurar – e testar – 3 estádios que serão palcos de jogos da Copa do Mundo: Al Janoub (2019), Ahmad Bin Ali (2020) e Al Thumama (2021).

Em 2022, a final foi disputada no Khalifa International, o único estádio da Copa que não foi construído do zero, porém passou por um extenso upgrade tecnológico e precisava ser testado. Não só os estádios, mas também a estrutura organizacional para todos estes jogos foi montada com pessoas que trabalham para a Copa do Mundo.

Outros eventos relevantes que passaram por aqui, e com maior envolvimento da FIFA, foram os Mundiais de Clubes de 2019 e 2020 (que foi realizado em 2021 por conta da pandemia). Ambos tiveram uma estrutura mista, onde a FIFA abriu mão do controle de algumas áreas como Ticketing e Hospitalidade, mas atuou diretamente em outras, como Competições e Venue Management.

O grande evento-teste da Copa de 2022 foi a FIFA Arab Cup. Tradicionalmente, a Copa das Confederações faz este papel, porém sua última edição foi na Rússia em 2017. Para a Copa do Qatar, foi desenvolvido esse novo formato do torneio contando com países árabes da Ásia e da África. Com 16 seleções, 32 jogos, 6 estádios e a final no mesmo dia da final da Copa, um ano antes (18/12/21), a Arab Cup foi o maior evento-teste já realizado pela FIFA antes de um mundial. Todas as possíveis áreas foram envolvidas no torneio e a operação foi um espelho que se espera ver na Copa. Além dos resultados mais visíveis ao público geral, o aprendizado que cada área funcional leva de um evento deste é fundamental para aplicar ajustes e atingir algo próximo da perfeição quando os protagonistas do maior espetáculo da Terra começarem a desembarcar aqui dentro de alguns meses.

Mas ainda não acabou! Pela primeira vez, as repescagens intercontinentais serão realizadas em jogos únicos no país-sede da Copa. Em junho de 2022, Austrália, Emirados Árabes, Costa Rica, Nova Zelândia e Peru jogarão suas vidas para estarem de volta no Qatar em novembro e, claro, estaremos todos prontos para colaborar mais uma vez!